WONDGENEZING INFECTIEBESTRIJDING PREVENTIE
Beleidsregels gunstbetoon

Beleidsregels gunstbetoon

Wet op de medische hulpmiddelen

U organiseert een workshop of ander vakevenement op wondzorggebied en wilt daarvoor graag sponsoring van BiologiQ in de vorm van standverhuur of verkoop van advertentieruimte in uw on- of offline media?

Met welke wettelijke regels rondom sponsoring moeten u én BiologiQ rekening houden?
Regelmatig wordt BiologiQ benaderd door wondzorgprofessionals die op zoek zijn naar sponsoring voor een congres, workshop, seminar of ander vakevenement. BiologiQ is altijd zeer geïnteresseerd in dergelijke initiatieven en werkt daar graag aan mee. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de huur van een stand waar BiologiQ producten presenteert. Of om een advertentie in een tijdschrift, gelegenheidspublicatie of online uiting. Of om medewerking van een productspecialist van BiologiQ aan een workshop of presentatie. Wat wél en niet (meer) mag wordt sinds 1 januari 2018 bepaald door de Beleidsregels gunstbetoon Wet op de medische hulpmiddelen. Deze wettelijke bepalingen kwamen in de plaats van, of bekrachtigden de Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH) uit 2012, waarmee de branche koos voor zelfregulering. Uiteraard gaat de wet boven de gedragscode, maar op punten waar de wet en de gedragscode van elkaar verschillen geldt dat de strengste regel van kracht is.

Achtergrond: toezicht op gunstbetoon
Door invoering van de nieuwe wetgeving is ‘gunstbetoon’ in de medische hulpmiddelensector in principe verboden, behalve voor vier expliciet genoemde uitzonderingen. Onder gunstbetoon valt het aanbieden van geld, diensten of goederen met het kennelijke doel de verkoop van een medisch hulpmiddel te bevorderen. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) ziet toe op de naleving en doet dat steeds strenger, o.a. door het opleggen van bestuurlijke boetes die flink kunnen oplopen. Alle partijen in de zorgsector kunnen hiermee te maken krijgen: de wet geldt namelijk niet alleen voor leveranciers van medische hulpmiddelen, maar ook voor ziekenhuizen, wetenschappelijke instellingen, belangenverenigingen en individuele zorgprofessionals die bijeenkomsten op het gebied van de (wond)zorg organiseren. Het gaat de wetgever om alle “zorgprofessionals die als doelgroep van gunstbetoon in de medische hulpmiddelensector kunnen worden aangemerkt”. Voor de voorgenomen sponsoring van vakevenementen is met name Artikel 9 van de GMH relevant – voor zowel de organisator(en) als de leverancier van medische hulpmiddelen (BiologiQ).

Artikel 9: Door onafhankelijke derden georganiseerde bijeenkomsten
Hieronder wordt verstaan “… bijeenkomsten die (mede) bestemd zijn voor zorgprofessionals en die zonder inhoudelijke bemoeienis van leveranciers worden georganiseerd. Dit betekent dat de inhoud van het programma, het uitnodigingsbeleid en de locatie van de bijeenkomst onafhankelijk van leveranciers worden vastgesteld.”

Leveranciers mogen bijdragen in de kosten van dergelijke vakbijeenkomsten, maar moeten daarbij voldoen aan een aantal dwingende voorwaarden die betrekking hebben op het programma, de locatie en kostenvergoeding:

-Het programma:
Dit moet a) ‘zijn gericht op het bevorderen van kennis en/of vaardigheden verband houdend met (de verbetering van) de gezondheidszorg en/of medische vooruitgang; b) van een voldoende inhoudelijk niveau zijn en c) qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk zijn.

-De locatie:
De locatie waar de bijeenkomst plaats vindt is gerechtvaardigd, zowel wat faciliteiten als wat geografische ligging betreft.

-De kosten:
De kosten die door de leverancier worden vergoed zijn redelijk. Dit betekent dat indien sprake is van de vergoeding van kosten aan een individuele zorgprofessional uitsluitend de navolgende kosten mogen worden vergoed:
* de inschrijvingskosten
* één of meerdere redelijk geprijsde maaltijden
* noodzakelijke overnachtingen, voor zover redelijk geprijsd;
* redelijke reiskosten.

Van redelijk is sprake als de vergoeding van voormelde kosten niet meer bedraagt dan € 500 per zorgprofessional per bijeenkomst, tot een maximum van € 1.500 per jaar, of de zorgprofessional tenminste 50% van de hierboven genoemde kosten zelf draagt (alle bedragen inclusief BTW). Deze maximumbedragen gelden niet als het gaat om een financiële bijdrage aan de organisator van de bijeenkomst en deze bijdrage uitsluitend wordt besteed aan algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van die bijeenkomst. Wél moet daarbij worden voldaan aan de overige eisen in dit artikel.

Uitzonderingen: standhuur en verkoop advertentieruimte
Op de bepalingen van Art. 9, lid 2 gelden twee uitzonderingen. Als leverancier mag BiologiQ bij de organisator van een vakmatige bijeenkomst advertentieruimte kopen en standruimte huren, als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a) Het gevraagde tarief is marktconform, en
b) Een eventueel surplus (‘overwinst’) komt niet ten goede aan de deelnemende zorgprofessionals.
Om te beoordelen of aan de laatst genoemde voorwaarde is voldaan verzoeken wij u inzicht te geven in de begroting.

Artikel 9, lid 4: schriftelijke overeenkomst
Zowel u, als organisator van een bijeenkomst op wondzorggebied, als BiologiQ moet zich houden aan deze bepaling: “Aan de betaling van een financiële bijdrage aan de organisator van een bijeenkomst dient een schriftelijke overeenkomst van de organisator(en) ten grondslag te liggen. De betaling moet rechtstreeks aan de organisator van de bijeenkomst worden gedaan. De financiële ondersteuning moet duidelijk van te voren en tijdens de bijeenkomst worden kenbaar gemaakt.” Op grond van dit artikel kan en mag BiologiQ alleen reageren op een verzoek om sponsoring als de gemaakte afspraken vooraf schriftelijk zijn vastgelegd. Dit is een wettelijke verplichting die voor beide partijen geldt.

NB. Deze schriftelijke overeenkomst moet worden ondertekend door de hoogst verantwoordelijke tekeningsbevoegde persoon/personen binnen uw organisatie.

Vindt u het lastig om (tijdig) een juridisch verantwoorde overeenkomst op te stellen? Maak dan gebruik van de modelovereenkomst die BiologiQ voor u heeft opgesteld.

Deze ‘Modelovereenkomst ‘ is op aanvraag verkrijgbaar bij BiologiQ.

Nodig: kopie van begroting bijeenkomst
In principe mag BiologiQ niet meewerken aan bijeenkomsten als de organisatoren daarvan zich niet houden aan de Beleidsregels en/of de Gedragscode. Transparantie is daarom een noodzakelijke voorwaarde om te kunnen beoordelen of dit ook het geval is. Dit speelt deels niet mee als het uitsluitend gaat om de huur van een stand of het kopen van advertentieruimte (zie Uitzonderingen: standhuur en verkoop advertentieruimte). In dit geval moet BiologiQ echter nog wel kunnen beoordelen of er geen sprake is van ‘een eventueel surplus, dat ten goede komt aan de deelnemende zorgprofessionals.’ Daarvoor zijn drie oplossingen mogelijk:

1. U geeft ons inzage in de begroting van de door u georganiseerde bijeenkomst, waaruit duidelijk blijkt dat er geen sprake is van een ‘surplus voor deelnemende zorgprofessionals’. U kunt de begroting als bijlage bij de schriftelijke overeenkomst voegen.

2. Wilt of kunt u BiologiQ geen inzage geven in de begroting? Maak dan gebruik van de modelovereenkomst die BiologiQ heeft opgesteld. Hierin komen de gemaakte afspraken te staan, zodat voldaan wordt aan de wettelijke eisen. Door ondertekening verklaart u tevens de Beleidsregels na te zullen komen die van toepassing zijn (o.a. ten aanzien van een eventueel financieel surplus) en BiologiQ te vrijwaren tegen juridische stappen als gevolg van het niet naleven van de Beleidsregels, dan wel de Gedragscode.

Deze ‘Modelovereenkomst’ is op aanvraag verkrijgbaar bij BiologiQ.

3. U wilt of kunt u geen inzage geven in de evenementsbegroting én zelf de overeenkomst opstellen? Dan vraagt BiologiQ u vriendelijk om een Vrijwaringsverklaring te ondertekenen.

Deze ‘Vrijwaringsverklaring‘ is op aanvraag verkrijgbaar bij BiologiQ.

Meer weten over Beleidsregels en/of Gedragscode?
De complete tekst van de Beleidsregels gunstbetoon Wet op de medische hulpmiddelen is te vinden via deze link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0039932/2018-01-01